Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 23 octobre 2026
Notre engagement. HOTELANCE limite la collecte aux renseignements nécessaires au service, protège les accès et ne vend pas les renseignements personnels.
Cette politique tient compte de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, modernisée par la Loi 25. Les obligations de l’établissement et celles de HOTELANCE s’appliquent selon leurs rôles respectifs.
1. Portée et rôles
Cette politique décrit la manière dont HOTELANCE traite les renseignements personnels sur sa plateforme. Pour les dossiers du personnel, candidatures, horaires et documents d’un établissement client, l’établissement détermine les finalités et HOTELANCE agit comme fournisseur de service. Pour la création des comptes, la sécurité, la facturation et le soutien, HOTELANCE traite les renseignements nécessaires à l’exploitation de son service.
2. Renseignements traités
Selon les fonctions utilisées, il peut s’agir des coordonnées et renseignements de compte, données d’emploi et d’horaire, disponibilités, formations et attestations, candidatures, documents transmis, communications, journaux de connexion, adresses IP, appareil et navigateur, ainsi que des renseignements de facturation. Les taux horaires, salaires, numéros d’assurance sociale, coordonnées bancaires et documents fiscaux ne sont pas demandés par HOTELANCE et ne doivent pas être déposés dans les documents ou messages. Les numéros de carte sont saisis et traités par un prestataire de paiement externe et ne transitent pas par HOTELANCE.
Les renseignements proviennent de vos saisies, des documents téléversés, des actions effectuées sur le service et des informations transmises par votre établissement. Si l’établissement active un contrôle de présence sur place, des données de localisation ou de réseau peuvent être utilisées lors du pointage. Le navigateur demande l’autorisation de localisation lorsqu’elle est nécessaire; cette fonction ne constitue pas un suivi continu des déplacements. Sur la borne partagée, les membres de l’équipe peuvent voir le prénom et l’initiale du nom des employés ainsi que les pointages de la journée.
3. Finalités
Ces renseignements servent à fournir le portail, gérer les accès, permettre la communication et les opérations hôtelières, produire les horaires et relevés, traiter les candidatures, offrir le soutien, prévenir la fraude, protéger la plateforme, respecter les obligations légales et administrer l’abonnement.
4. Consentement et registre public
Une attestation n’est publiée au registre public qu’après un consentement explicite. Le consentement peut être retiré dans le compte. Le téléphone et le courriel ne sont jamais publiés. La vérification repose sur un identifiant public aléatoire distinct des identifiants internes; les résultats ne sont pas indexés par les moteurs de recherche.
5. Accès et fournisseurs
L’accès est limité aux personnes autorisées de l’établissement et au personnel de soutien qui en a besoin. La plateforme, les données applicatives et les sauvegardes sont hébergées au Québec. HOTELANCE utilise aussi des prestataires spécialisés pour la protection du réseau, le traitement des paiements et l’envoi des courriels. Ceux-ci reçoivent seulement les renseignements nécessaires à leur service. Certains traitements peuvent avoir lieu hors du Québec ou du Canada; l’hébergement au Québec ne signifie pas que tous les traitements de ces prestataires y ont lieu.
6. Conservation et suppression
Les renseignements sont conservés pendant la durée nécessaire à la fourniture du service et au respect des obligations contractuelles et légales. Cette durée varie selon la nature des renseignements et les besoins justifiés de l’établissement. Lorsque leur conservation n’est plus nécessaire et qu’aucune obligation ne s’y oppose, ils sont détruits ou anonymisés. Un client peut demander l’export ou la suppression de ses données, sous réserve des obligations légales.
7. Sécurité
HOTELANCE utilise notamment le chiffrement en transit, la protection des mots de passe par Argon2id, l’authentification à deux facteurs, des contrôles d’accès par établissement et par rôle, la journalisation des événements sensibles, des limites de débit et la protection des documents téléversés. Aucun système n’offre toutefois une garantie absolue.
8. Vos droits
Vous pouvez demander l’accès, la rectification, la portabilité ou la suppression de vos renseignements, retirer un consentement et poser une question sur leur traitement. Une demande concernant un dossier d’employé ou de candidat doit normalement être adressée à l’établissement concerné. HOTELANCE facilite l’exécution de ces demandes dans son portail.
9. Responsable, demandes et plaintes
Utilisez le bouton suivant pour consulter le nom et les coordonnées du responsable et lui adresser une demande relative à la protection des renseignements personnels.
Vous pouvez le joindre sans posséder de compte pour poser une question, exercer vos droits, formuler une plainte ou signaler un incident. Indiquez votre établissement, le moyen de vous joindre et la nature de la demande, sans transmettre de mot de passe ni de documents sensibles par courriel. Une vérification d’identité proportionnée peut être nécessaire. Les demandes sont traitées dans les délais prévus par la loi. Le responsable examine les plaintes et communique le suivi. Messagerie Support est également disponible aux utilisateurs connectés.
En cas d’incident de confidentialité, HOTELANCE analyse la situation avec l’établissement, limite les conséquences et détermine les avis requis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information selon le risque et les obligations applicables.
10. Témoins et mesure d’audience
La plateforme utilise des témoins nécessaires à la sécurité, à l’authentification et au fonctionnement du service. Aucun outil facultatif de mesure d’audience n’est actuellement activé par HOTELANCE. Des services de protection du réseau peuvent utiliser des témoins techniques nécessaires à la protection contre les robots.
11. Modifications
La date ci-dessus indique la dernière mise à jour. Toute modification importante sera communiquée par un avis clair dans le service ou par courriel lorsque cela est approprié.